Πληρεξούσιο στο Εξωτερικό

Πληρεξούσιο στο εξωτερικό, δύο τρόποι σύνταξης : α) Ελληνικές Προξενικές Αρχές, β) συμβολαιογράφο αλλοδαπής στα ελληνικά με σφραγίδα Apostille. Ένα συνηθισμένο αίτημα που ζητούν οι Έλληνες του Εξωτερικού, απανταχού της γης, είναι η σύνταξη πληρεξουσίων, προκειμένου να ορίσουν πληρεξουσίους , αντιπροσώπους και αντικλήτους τους στην Ελλάδα. Σκοπός της σύνταξης αυτών των συμβολαιογραφικών πληρεξουσίων είναι η διεκπεραίωση νομικών υποθέσεων τους στην Ελλάδα ή οποιασδήποτε εκπροσώπησης – αντιπροσώπευσης τους στην Ελλάδα. Με τα πληρεξούσια αυτά ορίζουν εντολοδόχους τους με συγκεκριμένες εντολές φιλικά ή συγγενικά τους πρόσωπα ή το σπουδαιότερο και δέον γενέσθαι επαγγελματίες, όπως δικηγόρους, λογιστές ή πολιτικούς μηχανικούς ή όλα αυτά τα αναφερόμενα πρόσωπα. Τα πληρεξούσια αυτά δίνονται συνήθως για αποδοχές κληρονομιών, τακτοποίηση φορολογικών του θεμάτων ή γενικότερα αφορούν υποθέσεις Ελλήνων ομογενών στην Ελλάδα και στις σχέσεις τους με τη Δημόσια Διοίκηση της Ελλάδας. Επιπλέον δίνονται προκειμένου να γίνουν εγγραφές στους Δήμους της Ελλάδας, να ανοίξουν οικογενειακές μερίδες ή απλά να δηλώσουν μεταβολές της όποιας οικογενειακής τους κατάστασης με την εγγραφή στο Ειδικό Ληξιαρχεία Αθηνών, γεγονότων εξωτερικού, όπως γεννήσεις, γάμους, ονοματοδοσίες και θανάτους.

   Στην Ελλάδα τώρα όλα τα αναφερόμενα γεγονότα επειδή αγγίζουν τη σφαίρα των προσωπικών δεδομένων για να διεκπεραιωθεί μια τέτοια εκκρεμότητα, πρέπει να αποδεικνύεται επισήμως και εγγράφως η εντολή που υπάρχει προς κάθε τρίτο πρόσωπο, από τον ενδιαφερόμενο. Εάν η πληρεξουσιότητα και η εντολή δίνεται από την Ελλάδα, κατά τη διάρκεια παραμονής του ενδιαφερομένου και υποκειμένου σε αλλαγές, αυτό γίνεται με δύο τρόπους. Συγκεκριμένα για τις περισσότερο απλουστευμένες διαδικασίες αρκεί μια εξουσιοδότηση του παρέχει τον αντιπρόσωπο του ο ενδιαφερόμενος με θεωρημένο «το γνήσιο της υπογραφής του» από τα Ελληνικά Κέντρα Εξυπηρέτησης Πολιτών (ΚΕΠ) που υπάγονται στη δικαιοδοσία των Δήμων της χώρας. Όμως για περισσότερο σοβαρές υποθέσεις και κυρίως εκείνες που αφορούν οτιδήποτε έχει να κάνει με δικαστικές υποθέσεις, κληρονομικές υποθέσεις, αγοραπωλησίες ή καθ΄ οιονδήποτε άλλο τρόπο μεταβιβάσεις περιουσιακών στοιχείων ή διαχείρισης περιουσιών απαιτείται επίσημο συμβολαιογραφικό πληρεξούσιο με συγκεκριμένες εντολές και όρους.

    Για τους κατοίκους αλλοδαπής υπάρχουν δύο τρόποι σύνταξης συμβολαιογραφικών πληρεξουσίων. Ο πρώτος τρόπος αφορά τη σύνταξη του, από τις κατά τόπον Ελληνικές Προξενικές Αρχές, ο οποίος όμως είναι σχετικά δύστοκος και χρονοβόρος δεδομένου του φόρτου εργασίας των Προξενείων. Επιπλέον σε πολλές περιπτώσεις οι παρεχόμενες εντολές είναι τόσο εξειδικευμένες και λεπτομερείς που υπερβαίνουν τα όρια των τυπικών πληρεξουσίων που μπορούν να συνταχθούν από ένα Ελληνικό Προξενείο, καθόσον απαιτούνται ειδικές νομικές γνώσεις και αναλύσεις του εκάστοτε θέματος, που κρίνεται απαραίτητη η συνδρομή δικηγόρου ή συμβολαιογράφου.

    Ο δεύτερος τρόπος και ασφαλέστερος ειδικά για τις περίπλοκες περιπτώσεις και αναγνωριζόμενος νομικά από τις διατάξεις του Ιδιωτικού Διεθνούς Δικαίου, είναι η σύνταξη και υπογραφή πληρεξουσίων από  συμβολαιογράφο (notary public)  της αλλοδαπής στην Ελληνική γλώσσα, με τη χρήση διερμηνέα όπου αυτό είναι απαραίτητο. Το συντασσόμενο συμβολαιογραφικό πληρεξούσιο στο εξωτερικό, μετά την υπογραφή του και τη επίθεση και υπογραφή του συμβολαιογράφου της αλλοδαπής, χρειάζεται επικύρωση και σφραγίδα της συνθήκης της Χάγης, για τις χώρες που έχουν υπογράψει και προσχωρήσει σε αυτήν το γνωστό δηλαδή Apostille. H σφραγίδα αυτή τίθεται από τις δημόσιες διοικητικές υπηρεσίες των χωρών της αλλοδαπής και το έγγραφο με αυτόν τον τρόπο αποκτά δημόσια ισχύ και γίνεται υποχρεωτικά  αποδεκτό από τις δημόσιες διοικητικές υπηρεσίες της Ελλάδας. Το μεγάλο προτέρημα των συμβολαιογραφικών πληρεξουσίων της αλλοδαπής, είναι η ταχύτητα χρόνου σύνταξης, υπογραφής και θεώρησης τους, που στην χειρότερη περίπτωση απαιτεί χρονικό διάστημα μιας εβδομάδας, σε σχέση με εκείνα των Προξενείων που απαιτούν μεγάλο χρονικό διάστημα πολλές φορές και τριών μηνών με το φόρτο εργασίας των Προξενείων και την τεράστια έλλειψη προσωπικού και πόρων.

   Παρατηρείται συχνά το φαινόμενο δημόσιοι υπάλληλοι στην Ελλάδα, να μην αποδέχονται ΕΣΦΑΛΜΕΝΑ συμβολαιογραφικά πληρεξούσια αλλοδαπής, με το αιτιολογικό ότι δεν υπάρχει η μπλε σφραγίδα του Ελληνικού κράτους. Αυτό είναι απαράδεκτο και καταδεικνύει μόνο την απουσία γνώσης και ενημέρωσης των υπαλλήλων του κρατικού μηχανισμού και όχι μόνο της Ελλάδας.

Για το λόγο αυτό,   όπως εξάλλου έχει δημοσιευτεί και από την ιστοσελίδα dikaiologitika.gr, το Υπουργείο Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης της Ελλάδας, διευκρινίζει ότι  από Διοικητικές αρχές, Κ.Ε.Π. και πολίτες, για την αποδοχή ή μη από τις ημεδαπές διοικητικές αρχές, για το πληρεξούσιο στο εξωτερικό που έχει εκδοθεί από αλλοδαπό συμβολαιογράφο στην αλλοδαπή, σύμφωνα με τις σχετικές διευκρινίσεις που παρασχέθηκαν από το Συμβολαιογραφικό Σύλλογο Εφετείων Αθηνών-Πειραιώς, Αιγαίου και Δωδεκανήσου, ισχύουν τα ακόλουθα:

«Προκειμένου να γίνει δεκτό στην Ελλάδα πληρεξούσιο, το οποίο έχει καταρτισθεί στην αλλοδαπή και σύμφωνα ως προς τον τύπο με το δίκαιο της πολιτείας στην οποία καταρτίσθηκε, εάν μεν η πολιτεία όπου καταρτίσθηκε το πληρεξούσιο έχει προσχωρήσει στη Σύμβαση της Χάγης του 1960, η οποία κυρώθηκε με το Νόμο 1497/1984, πρέπει να φέρει την προβλεπόμενη από το νόμο αυτό επισημείωση APOSTILLE , άλλως τη θεώρηση του Έλληνα Προξένου»

Συνεπώς, οι Διοικητικές Αρχές και τα Κ.Ε.Π. της χώρας οφείλουν να αποδέχονται τα πληρεξούσια έγγραφα που έχουν συνταχθεί στην αλλοδαπή, εφόσον πληρούν τις, κατά τα ανωτέρω, προϋποθέσεις.

Σχετικά, με το θέμα της χορήγησης της Επισημείωσης APOSTILLE με βάση τη ¨Σύμβαση της Χάγης¨, υπενθυμίζει το Ελληνικό Υπουργείο τις εγκυκλίους και τα γενικά έγγραφα, που εξέδωσε  η Διεύθυνσή του:  Εγκ.63/2006 και Γεν. Έγγραφα Ε99/54/30-10-2009, Ε99/10/12-4-2010, Ε99/6/21.10.2011 & Ε99/4/23.5.2012.

ΣΥΝΗΘΕΙΣ ΕΡΩΤΗΣΕΙΣ ΓΙΑ ΠΛΗΡΕΞΟΥΣΙΟ ΣΤΟ ΕΞΩΤΕΡΙΚΟ

1. Πότε χρειάζομαι συμβολαιογραφικό πληρεξούσιο και πότε αρκεί απλή εξουσιοδότηση;

Για απλές διοικητικές διαδικασίες (λήψη πιστοποιητικών, κατάθεση αιτήσεων σε ΔΟΥ ή Δήμο) αρκεί κατά κανόνα εξουσιοδότηση με θεωρημένο το γνήσιο της υπογραφής από ΚΕΠ ή Προξενείο. Για σοβαρότερες υποθέσεις απαιτείται συμβολαιογραφικό πληρεξούσιο: αποδοχή κληρονομιάς, αγοραπωλησία ή μεταβίβαση ακινήτου, σύσταση εταιρίας, παράσταση σε δικαστήριο, άσκηση αγωγής ή έφεσης, σύναψη δανείου, δικαστικές υποθέσεις γενικά. Τον συμβολαιογραφικό τύπο επιβάλλει συχνά ο ίδιος ο νόμος, ώστε η εντολή να αποδεικνύεται με δημόσιο έγγραφο και να περιγράφονται οι εξουσίες του εντολοδόχου με νομική ακρίβεια.

2. Ποιοι είναι οι δύο τρόποι σύνταξης πληρεξουσίου από το εξωτερικό;

Ο πρώτος τρόπος είναι η σύνταξη του πληρεξουσίου ενώπιον της κατά τόπον αρμόδιας Ελληνικής Προξενικής Αρχής, η οποία λειτουργεί ως συμβολαιογράφος. Ο δεύτερος, και πιο ευέλικτος, είναι η σύνταξη ενώπιον αλλοδαπού συμβολαιογράφου (notary public) στην ελληνική γλώσσα, με χρήση διερμηνέα όπου χρειάζεται, και κατόπιν επικύρωση με τη σφραγίδα Apostille της Σύμβασης της Χάγης. Και οι δύο τρόποι παράγουν εξίσου έγκυρο τίτλο. Η επιλογή εξαρτάται από τη χώρα διαμονής, τη φύση των εντολών και την ταχύτητα που απαιτείται για την υπόθεση στην Ελλάδα.

3. Τι ακριβώς είναι η σφραγίδα Apostille και πότε απαιτείται;

Η Apostille είναι η επισημείωση που προβλέπεται από τη Σύμβαση της Χάγης του 1961, η οποία κυρώθηκε στην Ελλάδα με τον Ν. 1497/1984. Τίθεται από την αρμόδια αρχή της ξένης χώρας και πιστοποιεί τη γνησιότητα της υπογραφής και της ιδιότητας του αλλοδαπού συμβολαιογράφου. Με τη σφραγίδα αυτή, το πληρεξούσιο αποκτά δημόσια ισχύ και γίνεται υποχρεωτικά αποδεκτό από κάθε ελληνική διοικητική και δικαστική αρχή. Απαιτείται όταν το πληρεξούσιο συντάσσεται σε χώρα που έχει προσχωρήσει στη Σύμβαση. Για χώρες εκτός Σύμβασης απαιτείται προξενική θεώρηση από την Ελληνική Πρεσβεία ή Προξενείο.

4. Πόσο χρόνο χρειάζεται για να ετοιμαστεί ένα πληρεξούσιο εξωτερικού;

Η σύνταξη ενώπιον αλλοδαπού συμβολαιογράφου με Apostille ολοκληρώνεται κατά κανόνα εντός μίας έως δύο εβδομάδων, αφού το σχέδιο αποσταλεί έγκαιρα από τον δικηγόρο στην Ελλάδα. Αντίθετα, η σύνταξη ενώπιον Ελληνικής Προξενικής Αρχής μπορεί να καθυστερήσει αρκετές εβδομάδες, ενίοτε και μήνες, λόγω του φόρτου εργασίας και των περιορισμένων ραντεβού. Σε επείγουσες υποθέσεις, όπως δικαστικές δικάσιμοι ή προθεσμίες αποδοχής κληρονομιάς, ο δεύτερος τρόπος προτιμάται. Η αποστολή του πρωτοτύπου με ταχυμεταφορά προσθέτει μερικές εργάσιμες ημέρες.

5. Τι κάνω αν δημόσια υπηρεσία αρνηθεί να δεχτεί το πληρεξούσιο της αλλοδαπής;

Συχνά παρατηρείται άρνηση από υπαλλήλους ΚΕΠ, Δήμων ή ΔΟΥ με το αβάσιμο επιχείρημα ότι λείπει «η ελληνική σφραγίδα». Η στάση αυτή είναι παράνομη: το Υπουργείο Εσωτερικών έχει εκδώσει σαφείς εγκυκλίους που υποχρεώνουν τις διοικητικές αρχές να αποδέχονται πληρεξούσια αλλοδαπής με Apostille ή προξενική θεώρηση. Στην περίπτωση άρνησης, ο δικηγόρος μπορεί να επικαλεστεί τις σχετικές εγκυκλίους, να ζητήσει έγγραφη απάντηση και, αν χρειαστεί, να υποβάλει αναφορά στον Συνήγορο του Πολίτη ή ιεραρχική προσφυγή. Σπάνια απαιτείται προσφυγή στο Διοικητικό Πρωτοδικείο.

6. Ποιος είναι ο ρόλος του δικηγόρου στη σύνταξη πληρεξουσίου εξωτερικού;

Ο δικηγόρος στην Ελλάδα συντάσσει το ακριβές κείμενο του πληρεξουσίου με βάση τις εντολές που πρέπει να δοθούν, ώστε να καλύπτονται όλες οι ενέργειες της υπόθεσης (αποδοχή κληρονομιάς, μεταβίβαση ακινήτου, παράσταση σε δίκη, φορολογικές δηλώσεις) και να μην απορριφθεί από συμβολαιογράφο ή υποθηκοφυλακείο για ασάφεια ή έλλειψη εξουσιών. Επίσης ελέγχει αν η χώρα διαμονής ανήκει στη Σύμβαση της Χάγης, καθοδηγεί για τη διαδικασία επικύρωσης και αναλαμβάνει τη μετέπειτα διεκπεραίωση της υπόθεσης. Η μεγαλύτερη παγίδα είναι ελλιπείς εντολές που υποχρεώνουν τον εντολέα να συντάξει νέο πληρεξούσιο.